Hoe schakel je AI-notities in Teams in?

Kort antwoord: AI-notities in Teams werken het beste wanneer beheerders eerst de juiste Copilot- en transcriptiebeleidsregels inschakelen en organisatoren vervolgens Facilitator inschakelen of Recap gebruiken in ondersteunde vergaderingen. Wanneer de licenties, transcriptie of het vergaderingstype niet correct zijn ingesteld, worden notities mogelijk niet weergegeven of zijn ze onvolledig.

Belangrijkste conclusies:

Beheerderscontrole: Controleer het Teams-vergaderbeleid voordat u verwacht dat AI-notities verschijnen.

Licentiecontrole: Koppel de functies Facilitator, Recap en Copilot aan de juiste licentie.

Transcriptievereiste: Schakel transcriptie in en voer deze uit wanneer AI-notities na de vergadering van belang zijn.

Vergaderopzet: Gebruik geplande, ondersteunde vergaderingen met duidelijke agenda's om de resultaten te verbeteren.

Menselijke controle: Controleer namen, beslissingen, deadlines en gevoelige details voordat u notities deelt.

1. Wat AI-notities in Teams betekenen 🤖

Voordat we ingaan op hoe je AI-notities in Teams inschakelt, moet je drie op elkaar lijkende functies van elkaar onderscheiden:

• Door AI gegenereerde notities tijdens de vergadering - meestal mogelijk gemaakt door Facilitator in Teams-vergaderingen.

• AI-notities in Recap - notities en vervolgtaken die na een vergadering of evenement worden weergegeven.

• Copilot-vergadernotities - notities gegenereerd via Microsoft 365 Copilot op basis van de chatfunctie of de samenvatting van de vergadering.

Facilitator kan realtime AI-notities genereren, belangrijke beslissingen samenvatten, openstaande vragen documenteren, vragen beantwoorden in de vergaderingschat en helpen bij het beheren van taken. Microsoft geeft aan dat een Microsoft 365 Copilot-licentie vereist is om Facilitator aan een vergadering toe te voegen of tijdens een vergadering in te schakelen, hoewel interne deelnemers aan de vergadering de live updates kunnen zien zodra Facilitator actief is.

Dat onderscheid is belangrijk, want de ene persoon bedoelt met "AI Notes" het geavanceerde live notitiepaneel, terwijl een andere persoon het tabblad met AI Notes na de vergadering bedoelt. Het is hetzelfde principe, maar dan anders.

2. Snelle checklist voordat je AI-notities inschakelt in Teams ✅

En nu komt het droge, maar belangrijke gedeelte. AI-notities verschijnen niet zomaar omdat iemand op 'Deelnemen' klikt. Je hebt meestal de juiste licentie, het juiste beheerdersbeleid, ingeschakelde transcriptie en een vergaderformaat nodig dat de functie ondersteunt.

Controleer eerst deze punten:

• Uw organisatie maakt gebruik van Microsoft 365 Copilot voor live AI-notities van de facilitator, of van Teams Premium/Copilot waar de functies voor intelligente samenvattingen worden gebruikt.

• Volgens het vergaderbeleid van Teams is transcriptie toegestaan.

• Copilot wordt niet geblokkeerd door een beheerdersbeleid.

• Het betreft een geplande Teams-vergadering waarin deze functie wordt ondersteund.

• De organisator of presentator heeft toestemming om de betreffende AI-functie in te schakelen.

• De vergadering duurt lang genoeg en wordt uitgeschreven, mocht u na afloop AI-notities willen hebben.

In de licentiedocumentatie van Microsoft Teams Premium wordt 'AI-gegenereerde notities en taken van vergaderingen bekijken' genoemd als een AI-gestuurde communicatiefunctie, terwijl in de handleiding voor Facilitator apart wordt vermeld dat Microsoft 365 Copilot vereist is om Facilitator toe te voegen of in te schakelen.

Een klein addertje onder het gras, want er is er natuurlijk wel een: AI-notities in Recap zijn beschikbaar voor gebeurtenissen die langer dan vijf minuten duurden en in het Engels zijn getranscribeerd. Microsoft merkt ook op dat de opmaak kan variëren afhankelijk van de transcriptietaal.

3. Zo schakel je AI-notities in Teams in als beheerder 🛠️

Voor beheerders het inschakelen van AI-notities in Teams in het Teams-beheercentrum, niet in de vergadering zelf. Dit is waar veel mensen vastlopen. Ze blijven zoeken naar de knop voor AI-notities, maar het beleid geeft op de achtergrond stilletjes aan dat dit niet mogelijk is.

Het beheerderspad is doorgaans:

1. Open het Teams-beheercentrum.

2. Ga naar Vergaderingen.

3. Selecteer het vergaderbeleid.

4. Kies een bestaand beleid of maak een nieuw beleid aan.

5. Zoek de sectie 'Opname en transcriptie'

6. Zoek de Copilot- instelling op.

7. Kies een van de beschikbare opties:

   • Op

   • Doorgaan met opgeslagen transcript vereist

   • Inschakelen met standaard opgeslagen transcriptie

   • Uit

8. Sla het beleid op en zorg ervoor dat het aan de juiste gebruikers is toegewezen.

In de beheerdershandleiding van Microsoft worden de beleidsinstellingen voor Copilot-vergaderingen opgesomd en wordt uitgelegd dat het transcriptiebeleid bepaalt of Copilot tijdens en na vergaderingen kan functioneren.

Je moet ook controleren of de transcriptiefunctie beschikbaar is. Transcriptie in Teams is een functie die afhankelijk is van beleid, en zowel de organisator als de gebruiker die de transcriptie start, moeten deze instelling ingeschakeld hebben om transcripties te kunnen maken voor vergaderingen, webinars of bijeenkomsten.

Dit is het gedeelte dat mensen overslaan en vervolgens Teams de schuld geven. Soms hebben Teams het verdiend. Maar niet altijd.

4. Zo schakel je AI-notities in Teams in bij het plannen van een vergadering 📅

Voor vergaderorganisatoren is de gemakkelijkste manier om AI-notities voor te bereiden voordat de vergadering begint. Dat geeft Teams meer ruimte om zich netjes te gedragen, als een kat die al gevoerd is.

Om een ​​begeleider toe te voegen tijdens het plannen:

1. Open de agenda in Teams.

2. Selecteer Nieuw.

3. Schakel de Teams-vergaderingsoptie in.

4. Selecteer opties.

5. Ga naar Copilot en andere AI.

6. Zorg ervoor dat 'Copilot en facilitator toestaan' is ingesteld op een van de volgende opties:

   • Alleen tijdens de vergadering

   • Tijdens en na de vergadering

7. Schakel de Facilitator -schakelaar in.

8. Selecteer Toepassen.

van Microsoft voor Facilitator is dit de manier om vergaderingen in te plannen. Ook wordt vermeld dat Facilitator alleen kan worden toegevoegd aan geplande vergaderingen, niet aan kanaalvergaderingen, directe vergaderingen of Teams-gesprekken.

Een goede uitnodiging voor de vergadering helpt ook. Voeg een eenvoudige agenda toe in de beschrijving of de vergaderingsnotities. De facilitator kan controleren of er een agenda in de uitnodiging of de Loop-vergaderingsnotities staat en deze gebruiken om de discussie gestructureerd te houden. Het is geen tovermiddel, maar het komt aardig in de buurt als er tijdens de vergadering te veel momenten zijn waarop je denkt: "Nog één dingetje".

5. Zo schakel je AI-notities in tijdens een live Teams-vergadering 🎙️

Misschien ben je vergeten het in te schakelen tijdens het plannen. Dat kan gebeuren. Je opent de vergadering, iemand vraagt: "Kan AI aantekeningen maken?", en ineens kijkt iedereen de organisator aan alsof die de maan beheerst.

Om de Facilitator-functie tijdens een vergadering in te schakelen:

1. Neem deel aan de Teams-vergadering.

2. Selecteer ' Meer acties' in de vergaderingsbediening.

3. Selecteer ' Facilitator inschakelen'.

4. Kies een vergaderingstaal als Teams daarom vraagt.

5. Wacht een paar minuten totdat de notities verschijnen.

Zodra Facilitator is ingeschakeld, verandert het notitie-icoon om aan te geven dat door AI gegenereerde notities actief zijn. Microsoft zegt dat de notities niet direct verschijnen en dat het een paar minuten kan duren, omdat ze gebaseerd zijn op de discussie die in het transcript is vastgelegd.

Een belangrijk detail met betrekking tot de rol: deelnemers die mobiel deelnemen, kunnen live notities zien, maar alleen organisatoren of presentatoren die Teams op een desktop of webbrowser gebruiken, kunnen de Facilitator-functie tijdens een vergadering in- of uitschakelen.

Dus, als iemand in een taxi via zijn telefoon probeert in te loggen en vraagt ​​waarom hij het niet kan activeren, dan is dat misschien de reden. Irritant? Ja. Logisch? Meestal wel.

6. Zo vind je AI-notities na een Teams-vergadering 🔎

Na afloop van de vergadering verdwijnen de notities niet in de mist van productiviteit. Je kunt ze meestal terugvinden in de vergaderingschat of in de samenvatting.

Om na een vergadering door AI gegenereerde content te bekijken:

1. Open chat in Teams.

2. Selecteer de chatfunctie van de vergadering.

3. Selecteer 'Samenvatting' bovenaan.

4. Kies Notities of AI-notities, afhankelijk van de ervaring die in uw tenant wordt weergegeven.

Microsoft zegt dat door de facilitator gegenereerde content toegankelijk is via de chat en de vergaderingsnotities in Recap nadat de vergadering is afgelopen. Door AI gegenereerde vergaderingsnotities worden opgeslagen op een Microsoft Loop-pagina, en deelnemers aan de vergadering kunnen die Loop-pagina vóór, tijdens of na de vergadering bewerken.

Voor AI-gegenereerde notities in het overzicht van de bijeenkomst zegt Microsoft dat gebruikers zowel handmatig als door AI gegenereerde notities en vervolgtaken kunnen bekijken door AI-notities in het overzicht te selecteren, mits de vergadering voldoet aan de transcriptievereisten.

Dit is waar AI Notes meer wordt dan een simpel vergadertrucje. Je kunt beslissingen, taken, gemiste context en vervolgacties terughalen zonder het hele gesprek opnieuw te hoeven afspelen, alsof je een klein plaats delict op kantoor aan het onderzoeken bent 🕵️.

7. Vergelijkingstabel: Manieren om AI-notities in Teams te gebruiken 📊

Methode / Kenmerk	Het beste voor	Hoofdvereiste	Wat je krijgt	Een beetje irritant stukje
Facilitator live AI-notities	Vergaderingen waar mensen aantekeningen moeten maken tijdens het gesprek	Microsoft 365 Copilot-licentie	Realtime notities, beslissingen, vragen en taken	Het type vergadering moet ondersteund worden - niet elke vergadering is geschikt
AI-opmerkingen in de samenvatting	Bijpraten na een vergadering	Uitgeschreven in aanmerking komende vergadering	Notities, taken, samenvatting van de inhoud	Wordt niet weergegeven als de transcriptie ontbreekt
Copilot “Vergaderingsnotities genereren”	Korte samenvattingen na de vergadering	Microsoft 365 Copilot	Belangrijkste onderwerpen en actiepunten	Je moet het natuurlijk nog wel verifiëren
Handleiding Teams-notities	Eenvoudige interne vergaderingen	Basistoegang tot vergaderingsnotulen	Agenda, notities, taken	Iemand moet typen, tragisch maar waar
Opname plus transcriptie	Werkprocessen voor beoordeling en naleving	Opname-/transcriptiebeleid ingeschakeld	Doorzoekbaar transcript en afspeelcontext	Kan vragen oproepen over opslag en privacy

De ondersteuningsrichtlijnen van Microsoft voor door Copilot gegenereerde notities geven aan dat gebruikers Copilot kunnen selecteren in de vergaderingschat, meer prompts kunnen kiezen, vergaderingsnotities kunnen genereren, deze kunnen kopiëren en elders kunnen plakken. Tegelijkertijd worden gebruikers eraan herinnerd de AI-output te controleren, omdat deze onjuist kan zijn.

8. De beste vergaderinstellingen voor betere AI-notities in Teams 🧠

Weten hoe je AI-notities in Teams inschakelt, is de helft van het werk. Nuttige notities krijgen, is de andere helft. AI is redelijk goed in het structureren van notities, maar het is geen gedachtenlezer met een headset. Het heeft duidelijke input nodig.

Gebruik deze configuratie:

• Voeg een duidelijke agenda toe vóór de vergadering.

• Spreek beslissingen hardop uit: "Beslissing: we starten de pilot volgende week."

• Wijs mondeling verantwoordelijkheden toe: "Maya is verantwoordelijk voor de opvolging met de financiën."

• Neem even een pauze voordat je van onderwerp verandert.

• Voorkom dat vijf mensen door elkaar heen praten. Ja, ambitieus.

• Gebruik consequent namen, zodat de verantwoordelijkheid voor de taken duidelijker is.

• Probeer waar mogelijk dezelfde taal te gebruiken tijdens de vergadering.

• Controleer de notities voordat je ze op grote schaal deelt.

De facilitator kan agendapunten detecteren aan de hand van de uitnodiging voor de vergadering of de notulen van de Loop-vergadering, en dit kan helpen bij het bijhouden van de agendapunten tijdens de vergadering.

Een subtiele maar effectieve truc: kondig je actiepunten aan alsof je het vertelt aan een doodvermoeide assistent. Niet robotachtig, maar gewoon duidelijk. "Actiepunt: Jordan stuurt de bijgewerkte presentatie." Zo'n zin maakt AI-notities een stuk minder vaag.

9. Veelvoorkomende problemen wanneer AI-notities niet worden weergegeven ⚠️

Als AI-notities ontbreken in Teams, ga er dan niet meteen vanuit dat de functie defect is. Dat zou kunnen, maar er zijn verschillende veelvoorkomende oorzaken die dit kunnen belemmeren.

Veelvoorkomende oorzaken zijn onder andere:

• U beschikt niet over een Copilot- of Teams Premium-licentie voor de functie die u probeert te gebruiken.

• Copilot is uitgeschakeld in de vergaderinstellingen van Teams.

• Transcriptie is uitgeschakeld voor de organisator of de persoon die de transcriptie probeert te starten.

• De vergadering is te kort voor een samenvatting van de AI-notities.

• De vergadering is niet uitgeschreven.

• Niet-ondersteund vergadertype, zoals een kanaalvergadering voor een facilitator.

• Verkeerde rol, bijvoorbeeld een deelnemer die de rol van facilitator probeert over te nemen.

• Externe deelnemersbeperkingen.

• Gevoeligheidslabels of encryptie die het extraheren van agendapunten blokkeren.

In de documentatie van Microsoft staat dat Teams gebruikmaakt van transcripten van evenementen, aanwezigheidsgegevens en PowerPoint Live-gegevens om AI-gestuurde, intelligente samenvattingsfuncties te bieden. Het ontbreken van transcriptgegevens kan dus betekenen dat de AI-samenvattingsfunctionaliteit verloren gaat.

Voor live notities van de facilitator geldt dat alleen organisatoren en presentatoren op desktop of web de facilitator tijdens de vergadering kunnen in- of uitschakelen. Mobiele gebruikers kunnen live notities bekijken, maar kunnen de functie niet op dezelfde manier activeren.

10. Privacy, toestemmingen en de "Verifieer dit alstublieft"-regel 🔐

AI-notities zijn nuttig, maar ze zijn geen juridisch stenograaf, compliance officer of je meest detailgerichte collega. Ze worden gegenereerd op basis van vergadergegevens en kunnen context missen, iets onhandig formuleren of een rommelige discussie omzetten in een zelfverzekerd ogende samenvatting die slechts gedeeltelijk klopt.

Microsoft stelt dat de door AI gegenereerde inhoud in de Teams-samenvatting gebaseerd is op het transcript van de gebeurtenis en wordt aangedreven door GPT en andere AI-modellen, en dat deze onnauwkeurig, onvolledig of ongepast kan zijn.

De praktische regel is dus eenvoudig:

• Neem de AI-notities door voordat je ze naar klanten stuurt.

• Controleer de beslissingen, aantallen, namen en deadlines.

• Controleer gevoelige gegevens voordat u ze opslaat of doorstuurt.

• Vermijd het gebruik van AI Notes als enige bron voor juridische, HR-, financiële of wettelijk verplichte beslissingen.

• Zorg ervoor dat de deelnemers de richtlijnen voor transcripties en door AI gegenereerde samenvattingen begrijpen.

Teams biedt ook vergaderopties en beheerdersfuncties voor gevoelige vergaderinhoud, waaronder functies voor kopiëren, doorsturen, opnemen, transcripties en door AI gegenereerde inzichten.

Een beetje paranoia is hier gezond. Niet de paranoia van complotdenkers, maar gewoon de paranoia van "plak de onbewerkte samenvatting van de AI misschien niet in een memo voor de raad van bestuur zonder hem eerst te lezen".

11. Implementatietips voor Teams-beheerders en -managers 🚀

Het uitrollen van AI Notes werkt het beste als je niet zomaar een schakelaar omzet en hoopt dat iedereen zich gedraagt ​​zoals in een trainingsvideo.

Een eenvoudig implementatieplan:

1. Kies een kleine pilotengroep.

2. Controleer vergunningen en beleid.

3. Schakel transcriptie en Copilot-instellingen in voor die groep.

4. Maak een testvergadering aan.

5. Probeer de live aantekeningen van de begeleider.

6. Probeer de AI-notities van Recap na de vergadering eens uit.

7. Documenteer de exacte stappen die uw gebruikers zien.

8. Maak een korte interne handleiding over "wanneer AI Notes te gebruiken".

9. Voeg privacywaarschuwingen toe.

10. Vraag mensen wat hen in de war bracht, want ze zullen het je vertellen. Luid en duidelijk.

De reden voor een pilot is dat de Teams-ervaring kan variëren afhankelijk van licenties, beheerdersbeleid, vergadertype, clientversie en organisatie-instellingen. Het is niet één grote rode knop. Het is eerder een lade vol knoppen, waarvan sommige beter gelabeld zijn dan andere.

12. Snel antwoord: Hoe schakel je AI-notities in Teams in? 🏁

Hier is de verkorte versie van 'AI-notities inschakelen in Teams':

Voor beheerders:

• Ga naar het Teams-beheercentrum.

• Openbare vergaderingen > Vergaderbeleid.

• in 'Opname en transcriptie'het juiste Copilot- beleid in.

• Zorg ervoor dat transcriptie is toegestaan.

• Wijs het beleid toe aan de juiste gebruikers.

Voor organisatoren:

• Plan een Teams-vergadering in.

• Open Opties > Co-piloot en andere AI.

• Stel 'Co-piloot en facilitator toestaan ' in op 'ingeschakeld'.

• Schakel de facilitator.

• De instelling toepassen.

Tijdens de vergadering:

• Selecteer Meer acties.

• Kies 'Facilitator inschakelen'.

• Wacht een paar minuten totdat de door AI gegenereerde notities verschijnen.

Na de vergadering:

• Open de chatfunctie van de vergadering.

• Ga naar Samenvatting.

• Selecteer Notities of AI-notities.

Dat is de schone versie. De praktische versie omvat het controleren van licenties, beleid, transcriptie, rollen en of Teams misschien een slechte dag heeft.

Afsluitende gedachten 💬

Het inschakelen van AI-notities in Teams is niet moeilijk als de onderdelen eenmaal op hun plaats zitten, maar het is wel makkelijk om de verschillende onderdelen door elkaar te halen. Beheerders bepalen de toegangsregels. Organisatoren bepalen de vergaderingsinstellingen. Presentatoren en organisatoren kunnen de Facilitator-functie activeren in ondersteunde vergaderingen. Transcriptie geeft de AI iets om mee te werken. De samenvatting zorgt ervoor dat de vergadering doorzoekbaar en overzichtelijk wordt en – idealiter – minder een geheugenbom is.

De beste aanpak is simpel: activeer het juiste beleid, zet transcriptie aan, plan de vergadering goed in, gebruik Facilitator wanneer live notities belangrijk zijn en controleer de output voordat je deze als absolute waarheid beschouwt 🪨. AI-notities zijn erg nuttig, maar het blijven notities van een machine die luistert naar mensen die elkaar onderbreken. Dus ja, gebruik ze gerust. Houd alleen je wenkbrauwen lichtjes opgetrokken.

Praktisch voorbeeld: AI-notities gebruiken voor een wekelijkse projectvergadering met een klant 🧾

Scenario

Stel je een klein webbureau voor dat wekelijks een Teams-vergadering van 45 minuten met een klant heeft. Steeds weer duiken dezelfde problemen op: beslissingen verdwijnen in de chat, actiepunten worden half vergeten en na elke vergadering is er iemand 20-30 minuten bezig om de verwarde notities om te zetten in een update voor de klant.

Dit is een fictief maar realistisch voorbeeldscenario. Het bureau gebruikt AI Notes in Teams om een ​​eerste versie van de vergaderingsnotulen te maken. Vervolgens controleert een projectmanager de resultaten voordat er iets naar de klant gaat. Dat laatste is belangrijk. De AI helpt bij de administratieve rompslomp, en vervangt niet de mens die het project begrijpt.

De vergadering is ingepland in Teams, transcriptie is ingeschakeld en Facilitator is geactiveerd voordat het gesprek begint. Dat sluit aan bij de kernboodschap van het artikel: AI Notes werkt het beste wanneer licenties, vergaderbeleid, transcriptie en vergaderinstellingen allemaal van tevoren op orde zijn.

Wat de assistent nodig heeft

Voor deze opzet bereidt de organisator het volgende voor:

Een geplande Teams-vergadering, geen snel, spontaan telefoontje.

Een korte agenda in de uitnodiging voor de vergadering.

De transcriptie van de vergadering is ingeschakeld.

De facilitator wordt ingeschakeld voordat de vergadering begint.

Een projectmanager is aangesteld om de AI-notities te beoordelen.

Een eenvoudige checklist voor het beoordelen van namen, data, kosten, deadlines en beslissingen van de klant.

Een goede agenda zou er als volgt uit kunnen zien:

Agenda:

Bekijk de resultaten van vorige week.

Bevestig de wijzigingen in de tekst op de homepage.

Besluit of je de video op de prijspagina wilt behouden of verwijderen.

Wijs verantwoordelijken toe voor de opstarttaken.

Bevestig de datum voor de volgende evaluatie.

Dat geeft de AI meer structuur dan een vage uitnodiging om "projectachterstand in te halen". Het helpt de mensen ook om minder verspreid te blijven, wat altijd een pluspunt is.

Voorbeeldinstructie

Aan het begin van de vergadering kan de organisator bijvoorbeeld het volgende zeggen:

“We gebruiken vandaag door AI gegenereerde notities om beslissingen en actiepunten vast te leggen. Vermeld beslissingen duidelijk, voeg de naam van de verantwoordelijke voor elke taak toe en geef waar mogelijk deadlines aan. We zullen de notities na de vergadering bekijken voordat we ze delen.”

Tijdens de vergadering kan de projectmanager de actiepunten duidelijk maken:

“Besluit: we behouden de video op de prijspagina voor de lancering.”

"Actiepunt: Priya stuurt de herziene tekst voor de homepage uiterlijk donderdag om 15.00 uur."

"Actiepunt: Mark controleert vóór vrijdag of de analysetags correct worden geactiveerd."

Dit voelt in eerste instantie misschien wat formeel aan, maar het geeft de AI duidelijke aanknopingspunten om mee te werken. Vage discussies gaan erin, vage notities komen eruit. Duidelijke beslissingen gaan erin, praktische notities komen eruit.

Hoe test je het?

Voer een kleine test uit met drie vergaderingen voordat je het binnen het hele team implementeert.

Bijeenkomst 1: Gebruik uitsluitend handgeschreven notities.

Bijeenkomst 2: Gebruik AI Notes, maar zonder gestructureerde agenda.

Vergadering 3: Gebruik AI Notes met een duidelijke agenda en een mondelinge vastlegging van de actiepunten.

Controleer na elke vergadering:

Hoe lang het duurt om de definitieve, klantklare notities te produceren.

Hoeveel actiepunten moeten worden gecorrigeerd?.

Of de deadlines correct zijn vastgelegd.

Of de juiste eigenaar aan elke taak is gekoppeld.

Of de samenvatting iets bevat waarover geen overeenstemming is bereikt.

De beoordelaar moet de AI-notities vergelijken met het transcript voordat er iets extern wordt verzonden. Dit is vooral belangrijk voor financiële zaken, tijdlijnen, juridische formuleringen, goedkeuringen of afspraken met de klant.

Resultaat

Illustratief resultaat, gebaseerd op de tijdsduur van drie voorbeeldvergaderingen van 45 minuten:

Handmatige notities: 28 minuten om een ​​schone clientupdate te produceren.

AI-notities zonder duidelijke agenda: 17 minuten om de notities te bekijken en op te schonen.

AI-notities met agenda en duidelijke, mondeling geformuleerde actiepunten: 9 minuten om de definitieve update te bekijken en te versturen.

Dat scheelt naar schatting 19 minuten per vergadering in vergelijking met het handmatige proces. Bij vier wekelijkse klantvergaderingen per maand zou dat voor één projectmanager neerkomen op een maandelijkse besparing van ongeveer 76 minuten.

De kwaliteitscontrole is net zo belangrijk als de tijdsbesparing. In deze voorbeeldtest heeft de gestructureerde AI Notes-versie 8 van de 9 actiepunten correct vastgelegd. De enige fout betrof een deadline die handmatig moest worden gecorrigeerd. Dat is precies de reden waarom AI Notes moet worden beschouwd als een degelijk eerste concept, en niet als de definitieve versie.

Wat kan er misgaan?

De meest voorkomende fout is vaag taalgebruik. Als iemand zegt: "Laten we dat volgende week regelen", weet de AI misschien niet van wie "dat" is of wat "volgende week" precies betekent.

Andere risico's zijn onder meer:

Een taak die aan de verkeerde persoon is toegewezen.

Een voorzichtige suggestie die als een vastberaden besluit wordt geformuleerd.

Een deadline die gemist of verkeerd begrepen is.

Gevoelige klantgegevens die in notities voorkomen en te vaak worden gedeeld.

Het transcript is niet beschikbaar, wat de samenvatting na de vergadering minder waardevol maakt.

De organisator gaat ervan uit dat AI-notities automatisch correct zijn omdat ze er netjes uitzien.

De oplossing is niet erg aantrekkelijk, maar wel effectief: gebruik een checklist, bevestig de actiepunten voordat de vergadering eindigt en stuur de onbewerkte AI-notities niet rechtstreeks naar de klant.

Praktische tips

AI-notities in Teams werken het beste wanneer de vergadering al goed verloopt. Voeg een agenda toe, schakel de juiste instellingen in, spreek beslissingen duidelijk uit en wijs één persoon aan voor de beoordeling. Doe dat, en AI-notities kunnen een rommelige vergadering binnen enkele minuten omzetten in een bruikbaar vervolgverslag, in plaats van dat er weer een nieuw document ontstaat dat iedereen later moet bespreken.

Veelgestelde vragen

Hoe schakel ik AI-notities in Teams in als beheerder?

Om AI-notities in Teams als beheerder in te schakelen, begin je in het Teams-beheercentrum. Ga naar Vergaderingen, open Vergaderingsbeleid en bekijk het gedeelte Opnemen en transcriptie. Zorg ervoor dat Copilot is toegestaan ​​en dat transcriptie is ingeschakeld voor de juiste gebruikers. Het beleid moet ook worden toegewezen aan de personen die toegang moeten hebben tot AI-notities.

Welke licenties heb ik nodig voor AI Notes in Teams?

De licentie is afhankelijk van de AI-notitiefunctie die u wilt gebruiken. Live AI-gegenereerde notities met Facilitator vereisen doorgaans Microsoft 365 Copilot. AI-notities in Recap vereisen mogelijk toegang tot Teams Premium of Copilot. In veel organisaties moeten beheerders zowel de licenties als het vergaderbeleid controleren voordat ze ervan uitgaan dat de functie beschikbaar is.

Waarom worden AI-notities niet weergegeven in mijn Teams-vergadering?

AI-notities worden mogelijk niet weergegeven als Copilot is uitgeschakeld, transcriptie is geblokkeerd of het vergadertype niet wordt ondersteund. De vergadering kan ook te kort zijn, niet worden getranscribeerd of de juiste organisatorrechten ontbreken. Een veelvoorkomende oplossing is om de licentie van de gebruiker, het Teams-vergaderbeleid, de transcriptie-instellingen en of de vergadering was gepland in plaats van direct te starten, te controleren.

Kan ik AI-notities inschakelen tijdens een live Teams-vergadering?

Ja, in ondersteunde vergaderingen kan een organisator of presentator de facilitatorfunctie inschakelen tijdens de vergadering. Dit doen ze meestal via 'Meer acties' in de vergaderingsinstellingen en vervolgens 'Facilitator inschakelen'. Het kan een paar minuten duren voordat de notities verschijnen, omdat Teams de inhoud van de discussie uit het transcript nodig heeft voordat er nuttige notities kunnen worden gegenereerd.

Waar vind ik de AI-notities na een Teams-vergadering?

Na de vergadering open je de chat in Teams en selecteer je 'Samenvatting'. Afhankelijk van je instellingen zie je mogelijk 'Notities' of 'AI-notities'. Notities die door de facilitator zijn gemaakt, kunnen ook in de chat en de vergaderingsnotities verschijnen. Over het algemeen werken AI-notities na de vergadering het beste als de vergadering is getranscribeerd en aan de vereisten voor deze functie voldoet.

Wat is het verschil tussen notulen van een vergadering met de facilitatorfunctie, een samenvattingsfunctie en een copilotfunctie?

Facilitator is voornamelijk bedoeld voor live, door AI gegenereerde notities tijdens een vergadering. Recap is de functie waarmee gebruikers na afloop notities, taken en de inhoud van de vergadering kunnen bekijken. Copilot-vergaderingsnotities worden gegenereerd via de Copilot-ervaring, op basis van de chatfunctie of de recap. De functies overlappen elkaar, maar zijn niet exact hetzelfde, waardoor de installatievereisten kunnen verschillen.

Is transcriptie van Teams-vergaderingen nodig om AI-notities te laten werken?

In veel AI-notitieworkflows van Teams is transcriptie essentieel, omdat de AI hierdoor iets heeft om te analyseren. Samenvattende AI-notities zijn met name afhankelijk van de beschikbaarheid van een transcriptie en de geschiktheid van de vergadering. Beheerders moeten controleren of transcriptie is toegestaan ​​in het vergaderingsbeleid en organisatoren moeten ervoor zorgen dat de vergadering wordt getranscribeerd wanneer ze na afloop notities nodig hebben.

Wie kan de Facilitator-functie voor AI-notities in Teams inschakelen?

De Facilitator-functie kan doorgaans worden ingeschakeld door organisatoren of presentatoren die Teams gebruiken op een desktopcomputer of via de webbrowser. Mobiele gebruikers kunnen mogelijk wel live notities bekijken, maar ze kunnen de Facilitator-functie wellicht niet zelf activeren. Dit verschil in rol verklaart vaak waarom de ene deelnemer de notitieoptie wel ziet en de andere deze niet kan inschakelen.

Hoe kan ik betere door AI gegenereerde vergaderingsnotities in Teams krijgen?

Gebruik een duidelijke agenda, spreek beslissingen hardop uit en wijs actiepunten duidelijk en bij naam toe. Vermijd waar mogelijk dat mensen door elkaar heen praten en zorg voor een consistente taal tijdens de vergadering. Notities van AI werken het beste wanneer de vergadering gestructureerd is. Het is ook raadzaam om de notities te controleren voordat ze breed worden gedeeld.

Zijn AI-notities in Teams betrouwbaar genoeg om te delen?

AI-notities zijn nuttig, maar ze moeten nog steeds gecontroleerd worden voordat ze gedeeld worden, vooral met klanten of leidinggevenden. Controleer namen, nummers, beslissingen, deadlines en gevoelige details. De praktische regel van het artikel is om AI-notities te beschouwen als een nuttig concept, niet als een perfect juridisch of compliance-document. Menselijke controle blijft belangrijk.

Referenties

1. Microsoft Support - Facilitator in Microsoft Teams-vergaderingen - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Instellingen voor het vergaderbeleid van Copilot - learn.microsoft.com

Vind de nieuwste AI in de officiële AI Assistant Store

Over ons